Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội

QUYẾT ĐỊNH

Ban hành Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ

Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­–––––––––––––––––––––– 

BAN CHẤP HÀNH HỘI ĐẤU GIÁ VIÊN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 của UBND TP. Hà Nội ban hành Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức thuộc TP. Hà Nội;

Căn cứ Quyết định số 2667/QĐ-UBND ngày 09/5/2017 của UBND TP. Hà Nội về việc thành lập Hội Đấu giá viên Thành phố Hà Nội;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Hội,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Hội và các nhân viên Văn phòng Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội chịu trách nhiệm thực hiện Quyết định này./.

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

HỘI ĐẤU GIÁ VIÊN THÀNH PHỐ HÀ NỘI

(Ban hành kèm theo Quyết định số 01/QĐ – HĐGV ngày 31/01/2019)      

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này được áp dụng cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội.

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư;

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội.

2. Đối tượng áp dụng

Nhân viên khối Văn phòng và những người được giao thực hiện nhiệm vụ (gọi chung là Nhân viên khối Văn phòng) của Hội Đấu giá viên thành phố Hà Nội.

Điều 2. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Chủ tịch Hội
2. a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
3. b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền;
4. c) Xây dựng kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ.
5. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch Hội trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại Hội.

3. Trách nhiệm của Nhân viên khối Văn phòng Hội

Nhân viên khối Văn phòng phải thực hiện nghiêm túc các quy định của Hội về công tác văn thư, lưu trữ.

 Điều 3. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của Hội phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

CHƯƠNG II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 4. Soạn thảo văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Nhân viên khối Văn phòng được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc như xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn, nơi nhận văn bản; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định hiện hành.

Điều 5. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt

Dự thảo văn bản do người có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp dự thảo đã được Lãnh đạo Hội phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì Nhân viên khối Văn phòng được giao soạn thảo văn bản trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

Điều 6. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoặc Nhân viên khối Văn phòng của Hội soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Hội ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch Hội kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Hội và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

Điều 7. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo Quy định tại Điều lệ Hội.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

Lãnh đạo Hội ký các văn bản do Hội ban hành. Các trường hợp ký thay (phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký thay mặt (phải ghi TM.).

3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để ký văn bản.

Điều 8. Bản sao văn bản

1. Các hình thức bản sao gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục, trích sao văn bản do Lãnh đạo Hội, Chánh Văn phòng Hội quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài Hội những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của Lãnh đạo Hội ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

Điều 9. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến
2. a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có) kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận;
3. b) Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư phải báo cáo ngay vởi Chánh Văn phòng; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của người chuyển văn bản;
4. c) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng Internet, Văn thư phải kiểm tra văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Chánh Văn phòng xem xét, giải quyết.
5. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
6. a) Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau

Loại phải bóc bì: Các bì văn bản đến gửi Hội;

Loại không bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân trong Hội Văn thư chuyển tiếp cho người nhận. Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Hội thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký;

Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.

1. b) Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu

Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng.

3. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
4. a) Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”;
5. b) Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”;
6. c) Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản;
7. d) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo quy định;
8. Đăng ký văn bản đến bằng sổ, bằng phần mềm quản lý văn bản đến trên máy vi tính
9. a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Lập Sổ đăng ký văn bản đến:

Trường hợp dưới 2.000 văn bản đến, lập sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản;

Từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản đến, lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến của các Bộ, ngành, cơ quan Trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;

Trên 5.000 văn bản đến, lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và Sổ đăng ký văn bản mật đến;

Điều 10. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Trình, chuyển giao, giải quyết văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, nhân viên Văn thư phải vào Sổ công văn đến, sau đó chuyển Chánh Văn phòng Hội hoặc Phó chánh Văn phòng Hội trình Chủ tịch Hội xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý kiến của Chủ tịch Hội, nhân viên văn thư chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết. Trong trường hợp Chủ tịch Hội đi vắng, Chánh Văn phòng Hội xin ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch Hội để xử lý giải quyết văn bản.

Những công văn, giấy tờ quan trọng có dấu "tối mật", "tuyệt mật"  phải được chuyển trực tiếp đến tên người nhận ghi trên phong bì hoặc Chủ tịch Hội để xử lý.

Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Thành hội thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo Chủ tịch Hội về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến.

MỤC 3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

Điều 12. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản đi

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
2. a) Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch Hội kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Hội và ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”;
3. Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
4. a) Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi được ghi số theo hệ thống số chung của Hội do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

Văn bản soạn thảo sau khi được Lãnh đạo Hội phê duyệt Văn thư có trách nhiệm đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý;

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ được đăng ký như sau:

Các loại văn bản hành chính được đăng ký vào sổ và hệ thống số riêng;

Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.

1. b) Ghi địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ.

Điều 13. Đăng ký văn bản đi

1. Đăng ký văn bản đi bằng sổ

Lập sổ văn bản đi: Lập sổ đăng ký văn bản đi theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT -BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ;

2. Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

Văn bản đi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính và được in ra giấy hàng ngày và đóng sổ để quản lý.

Điều 14. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

1. Nhân bản
2. a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản và đúng thời gian quy định;
3. b) Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 03 năm 2002 của Chính phủ.
4. Đóng dấu cơ quan
5. a) Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
6. b) Việc đóng dấu giáp lai, dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Chủ tịch Hội;
7. c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
8. Đóng dấu chỉ mức độ khẩn, mật
9. a) Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ;
10. b) Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 16 Thông tư 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an;
11. c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.

Điều 15. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Làm thủ tục phát hành văn bản
2. a) Lựa chọn bì

Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được. Bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Thông tư  33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015;

1. b) Vào và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản, mặt có chữ vào trong và không làm nhàu văn bản;

Hồ dán bì phải có độ dính cao, mép bì được dán kín và không để hồ dán dính vào văn bản;

1. d) Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác trên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì. Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ ký hiệu mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại tại Điều 7 Thông tư  33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015.

2. Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.

1. a) Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi. Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

1. b) Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ;

Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo quy định;

Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có);

1. d) Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trường hợp cần chuyển phát nhanh văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính;

2015. e) Việc chuyển văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại tại Điều 7 Thông tư 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm 2015.
2016. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi:

Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản;

Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Điều 16. Lưu văn bản đi

1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư Hội và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư Hội phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bằng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
4. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
5. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Hội.

MỤC 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 17. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
2. a) Mở hồ sơ

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Hội và thực tế công việc được giao, Nhân viên khối Văn phòng phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Nhân viên khối Văn phòng trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục cập nhật các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ;

1. b) Thu thập văn bản vào hồ sơ

Nhân viên khối Văn phòng có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;

Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc);

1. c) Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Nhân viên khối Văn phòng có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ;

Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, Nhân viên khối Văn phòng phải biên mục hồ sơ đầy đủ.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
3. a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), đơn vị hình thành hồ sơ;
4. b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
5. c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Điều 18. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)

1. Trách nhiệm của Nhân viên khối Văn phòng
2. a) Nhân viên khối Văn phòng phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hội theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều 18 của Quy chế này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Hội nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
3. b) Nhân viên khối Văn phòng khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Hội hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của Hội làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
4. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
5. a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;
6. b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
7. Thủ tục giao nhận

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, Nhân viên khối Văn phòng phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Hội và Nhân viên khối Văn phòng mỗi bên giữ một bản.

Điều 19. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hội

1. Trách nhiệm của Chủ tịch Hội

Hàng năm Chủ tịch Hội có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của Hội.

2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

Tham mưu cho Chủ tịch Hội trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn Nhân viên khối Văn phòng của Hội lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Hội;

4. Trách nhiệm của Văn thư, Lưu trữ cơ quan

Nhân viên Văn thư, Lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn Nhân viên khối Văn phòng lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Hội theo đúng quy định của Nhà nước.

5. Trách nhiệm của Nhân viên khối Văn phòng
6. a) Nhân viên khối Văn phòng có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
7. b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.

MỤC 5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 20. Quản lý con dấu

1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội việc quản lý, sử dụng con dấu của Hội.
2. Các con dấu của Hội được giao cho nhân viên văn thư quản lý và sử dụng. Nhân viên Văn thư được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Hội và Chánh Văn phòng việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
3. a) Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của nhân viên Văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Hội phải được sự đồng ý của Chủ tịch Hội và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
4. b) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
5. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng nhân viên Văn thư phải báo cáo Chủ tịch Hội làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, Chủ tịch Hội phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
6. Khi có quyết định chia, tách, sáp nhập hoặc giải thể phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.

Điều 21. Sử dụng con dấu

1. Nhân viên khối Văn phòng Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của Hội.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

CHƯƠNG III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 22. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hàng năm nhân viên Lưu trữ Hội có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Hội, cụ thể:

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với Nhân viên khối Văn phòng xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ Hội.
3. Hướng dẫn Nhân viên khối Văn phòng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 23. Chỉnh lý tài liệu

Hồ sơ, tài liệu của Hội phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.

1. Nguyên tắc chỉnh lý:
2. a) Không phân tán phông lưu trữ;
3. b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
4. c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của Hội.
5. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
6. a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
7. b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
8. c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
9. d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;

đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.

Điều 24. Xác định giá trị tài liệu

1. Văn thư, Lưu trữ Hội có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Chủ tịch Hội ban hành sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
3. a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
4. b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 25. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức quy định như sau:
2. a) Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Thành phần của Hội đồng gồm:

Chủ tịch Hội đồng;

Nhân viên Lưu trữ là Thư ký Hội đồng;

Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên;

1. b) Chủ tịch Hội quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ Hội;
2. c) Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ các cấp quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử cùng cấp.
3. Thủ tục quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
4. a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chủ tịch Hội đề nghị cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy;

Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều 25 quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị;

1. b) Theo đề nghị của Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử;

Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử;

Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.

3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Quyết định thành lập Hội đồng;

Danh mục tài liệu hết giá trị, tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu;

Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của Hội

Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;

Quyết định hủy tài liệu hết giá trị;

Biên bản bàn giao tài liệu hủy;

Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.

Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Hội ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 26. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:

Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Hội có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử;

MỤC 2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 27. Thống kê tài liệu lưu trữ

Định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 và gửi báo cáo thống kê tới cơ quan quản lý nhà nước là: Sở Nội vụ thành phố Hà Nội (qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) vào ngày 15 tháng 01 năm sau.

Điều 28. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Trách nhiệm của Hội
2. a) Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu trữ;
3. b) Nhân viên khối Văn phòng Văn thư, Lưu trữ của Hội có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn và ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu.

Điều 29. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu

1. Đối tượng được khai thác, sử dụng tài liệu

Tất cả Nhân viên khối Văn phòng của Hội được khai thác, sử dụng tài liệu của Hội.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu

Nhân viên khối Văn phòng của Hội nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải được Chủ tịch Hội hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.

Điều 30. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Có các hình thức sau:

Sử dụng tài liệu tại phòng Lưu trữ ;

Xuất bản ấn phẩm lưu trữ;

Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 31. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Thẩm quyền đối với Lưu trữ Hội
2. a) Chủ tịch Hội căn cứ quy định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan đến quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Hội;
3. b) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
4. Trách nhiệm của Lưu trữ Hội
5. a) Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý;
6. b) Hàng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.

CHƯƠNG IV

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 32. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Nhân viên khối Văn phòng Hội thực hiện tốt các quy định tại Quy chế này được khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng và Nghị định số 91/2017/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 2017 của Chính phủ.
2. Nhân viên khối Văn phòng vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức, nhân viên vi phạm các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất của Nhà nước thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành.

Điều 34. Khiếu nại, tố cáo

1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

CHƯƠNG V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 35. Tổ chức thực hiện

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng đề nghị Chủ tịch Hội xem xét, quyết định./.